Mã số mã vạch (Barcode) là một công nghệ nhận dạng tự động, sử dụng dãy số kết hợp với các vạch đen trắng có độ rộng khác nhau để mã hóa thông tin. Mỗi sản phẩm, dịch vụ, tổ chức hay địa điểm được gán một mã số duy nhất, sau đó được thể hiện dưới dạng mã vạch để các thiết bị như máy quét (scanner) có thể đọc và xử lý. Công nghệ này giúp quá trình kiểm kê, bán hàng, xuất nhập kho và truy xuất nguồn gốc trở nên nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn.

Việc đăng ký mã số mã vạch không bắt buộc theo quy định của pháp luật, tuy nhiên nó lại rất cần thiết và gần như là tiêu chuẩn bắt buộc trong thực tiễn thương mại. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp muốn đưa sản phẩm vào các chuỗi siêu thị, trung tâm thương mại, các sàn thương mại điện tử lớn (như Tiki, Lazada, Shopee, Amazon...) hoặc xuất khẩu ra nước ngoài, mã số mã vạch là một trong những yêu cầu cơ bản để hàng hóa được tiếp nhận, kiểm tra và định danh một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.

Tổ chức cấp mã số mã vạch tại Việt Nam là GS1 Việt Nam – trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Doanh nghiệp có thể đăng ký trực tiếp qua cổng thông tin điện tử của GS1 hoặc thông qua các đơn vị tư vấn dịch vụ chuyên nghiệp. Hồ sơ thường bao gồm: đơn đăng ký, giấy phép kinh doanh, danh mục sản phẩm, và các thông tin liên quan. Sau khi được cấp mã, doanh nghiệp cần thực hiện khai báo sản phẩm trên hệ thống VNPC để đảm bảo mã vạch được xác thực và có thể truy xuất trên toàn quốc và quốc tế.

Thông thường, quá trình đăng ký mã số mã vạch sẽ kéo dài từ 7 đến 20 ngày làm việc, tùy theo việc hồ sơ có đầy đủ và hợp lệ ngay từ đầu hay không. Nếu hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung hoặc cần xác minh thêm thông tin doanh nghiệp, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn. Việc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp sẽ giúp rút ngắn thời gian, giảm thiểu sai sót và đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi hơn.

Có. Trong hệ thống mã số mã vạch, mỗi loại sản phẩm – và thậm chí là mỗi phiên bản khác nhau của cùng một sản phẩm (ví dụ: cùng loại nước uống nhưng khác dung tích, màu sắc, hương vị...) – đều cần có một mã số riêng biệt. Việc này giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa chặt chẽ, kiểm kê chính xác và hạn chế nhầm lẫn trong khâu vận hành và phân phối.

Có. Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch được cấp có thời hạn ban đầu là 3 năm. Sau thời gian này, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục gia hạn định kỳ hằng năm để tiếp tục được sử dụng mã số đã cấp. Nếu không gia hạn đúng hạn, mã có thể bị thu hồi và doanh nghiệp sẽ không được phép sử dụng tiếp. Vì vậy, việc theo dõi và duy trì hiệu lực mã số mã vạch là điều cần lưu ý trong quá trình quản lý pháp lý của doanh nghiệp.