Công văn là một khái niệm rất quen thuộc và phổ biến hiện nay, đặc biệt là trong các công ty, tổ chức hay doanh nghiệp,… Vậy công văn tiếng Anh là gì? Có những điều gì liên quan đến công văn tiếng anh mà chúng ta chưa biết? HAVIP LAW tìm hiểu các thông tin về vấn đề này qua những chia sẻ từ bài viết dưới đây để có câu trả lời chính xác nhất nhé.
1. Công văn tiếng Anh là gì?
Công văn (tiếng Anh là: Official dispatch) là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Thậm chí các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.
2. Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:
Khi soạn thảo một công văn, bạn cần chú ý các yêu cầu sau:
- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất;
- Công văn phải viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề;
- Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao;
- Có thể thức đúng quy định của pháp luật Nhà nước đặc biệt phải có trích yếu công văn dù là công văn khẩn;
Tham khảo: Các bước đăng ký nhãn hiệu hàng hóa
3. Xây dựng bố cục một công văn
a. Bố cục một công văn sẽ được xây dựng như thế nào?
Khi soạn thảo một công văn, thông thường bố cục phải có các yếu tố sau:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ;
- Địa danh và thời gian gửi công văn;
- Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn;
- Chủ đề nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân);
- Số và ký hiệu của công văn;
- Trích yếu nội dung;
- Nội dung công văn;
- Chữ ký, đóng dấu;
- Nơi gửi.
b. Phân loại công văn
Tùy vào từng mục đích sử dụng mà công văn cũng được phân loại thành nhiều loại công văn khác nhau, trong đó bao gồm:
- Công văn hướng dẫn;
- Công văn chỉ đạo;
- Công văn đô đốc, nhắc nhở;
- Công văn đề nghị, yêu cầu;
- Công văn phúc đáp;
- Công văn giải thích;
- Công văn hỏi ý kiến;
- Công văn giao dịch;
- Công văn mời họp
Tuy việc phân bố đã rõ thế nhưng với sự xuất hiện của quá nhiều các loại quy phạm pháp luật cũng thường dẫn đến sự nhầm lẫn, như việc nhầm lẫn giữa công văn thành CV đề nghị, yêu cầu với tờ trình hay giữa công văn đôn đốc nhắc nhở với chỉ thị hoặc một số trường hợp như công văn mang tính thông báo với văn bản thông báo và công văn hướng dẫn với thông tư…
Tham khảo: Cục bản quyền tác giả là gì?
4. Những kỹ thuật khi soạn thảo công văn mà bạn cần biết
Cũng giống như sự phân bố 3 phần của một bài văn hoàn chỉnh thì trong nội dung của mỗi văn bản công văn cũng sẽ được chia làm 3 phần khác nhau là: viện dẫn vấn đề, giải quyết vấn đề và kết luận vấn đề đó, trong đó:
- Phần viện dẫn vấn đề:
Đây là phần đầu tiên trong một văn bản công văn, trước khi nói đến các phương hướng giải quyết và có các kết luận cho các vấn đề ấy người làm cần phải dẫn dắt được vào vấn đề ấy, nó như một lời giải thích tại sao lại dẫn ra những hậu quả và cơ sở dẫn đến những quyết định như vậy
Với phần viện dẫn, bạn có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra và làm rõ các mục đích và yêu cầu của vấn đề đó.
Những kỹ thuật khi soạn thảo công văn mà bạn cần biết
- Phần giải quyết vấn đề:
Tùy theo từng nội dụng, mục đích và hình thức công văn đó mà ta sẽ có lựa chọn cách viết khác nhau, nhưng vẫn cần phải đảm bảo được các yếu tố:
– Có ý kiến của các cơ quan lãnh đạo liên quan trong phương hướng giải quyết vấn để
– Sắp xếp các nội dung trình bày phương hướng giải quyết vấn đề một cách hợp lý và làm nổi bật được chủ đề chính cần giải quyết là gì.
– Ngôn ngữ, văn phong sử dụng trong các văn bản công văn cần phải lịch sự, phù hợp với nội dung của từng thể loại công văn đó, lập luận chặt chẽ và dẫn chứng xác thực cho các luận điểm đưa ra. Trong đó cần đảm bảo được các nguyên tắc như sau:
+ Trước khi đề xuất các vấn đề trong công văn thì các lý do đưa ra phải đảm bảo được tính xác đáng, bố cục chặt chẽ, lời văn mạch lạc, rõ ràng.
+ Đảm bảo được các yếu tố về mặt khách quan trong công văn, không thiên lệch
+ Đối với trường hợp công văn mang mục đích từ chối thì từ ngữ, lời lẽ được dùng phải lịch sự và có sự an ủi, động viên.
+ Đối với trường hợp công văn mang mục đích đôn đốc thì từ ngữ, lời lẽ được dùng cần phải mạch lạc, nghiêm khắc và nêu khả năng, hậu quả có thể xảy ra khi công việc không được hoàn thành kịp thời nhưng đồng thời cũng phải có tính kích thích, động viên tinh thần làm việc
+ Đối với trường hợp công văn mang mục đích thăm hỏi thì từ ngữ, lời lẽ được dùng phải thể hiện sự quan tâm một cách chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng.
- Phần kết thúc công văn:
Đây là phần kết của công văn nên nội dung chỉ cần thể hiện ngắn gọn và nêu được nội dung trọng tâm của vấn đề cần hướng tới và xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức, tập thể cần phải thực hiện (nếu có). Và kết cuối văn bản cần phải có lời chào lịch sự, chân thành hoặc lời cám ơn nếu trường hợp công văn mang nội dung nhờ vả
Lưu ý: Nội dung trong văn chỉ mang mục đích sử dụng vào các việc ban hành quyết định cũng như yêu cầu của các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp đến các đối tượng cá nhân hay tập thể được yêu cầu trong văn bản công văn, công văn không mang tính cá nhân và cũng không phải là công cụ lên tiếng của bất kỳ cá nhân nào, kể cả đó là một người có chức vụ cao, bởi thể ngôn ngữ sử dụng trong công văn cần phải đảm bảo được sự mạch lạc, rõ ràng, ngắn gọn, xúc tích, không được rườm rà, bay bổng, phi thực tế.
Link bài viết: https://havip.com.vn/cong-van-tieng-anh-la-gi/
Link trang chủ: https://havip.com.vn/
