Những điều cần lưu ý khi đăng ký nhãn hiệu quốc tế thông qua Hệ thống Madrid (Góc nhìn từ doanh nghiệp Việt Nam)

Trong vài năm gần đây, làn sóng doanh nghiệp Việt Nam mở rộng hoạt động kinh doanh ra thị trường quốc tế diễn ra ngày càng mạnh mẽ. Song song với đó, nhu cầu đăng ký nhãn hiệu quốc tế – đặc biệt thông qua Hệ thống Madrid – cũng ghi nhận mức tăng trưởng mạnh.

Hệ thống Madrid là gì và vì sao các doanh nghiệp Việt ưu tiên lựa chọn phương án này

Hệ thống Madrid là cơ chế cho phép doanh nghiệp đăng ký bảo hộ nhãn hiệu tại nhiều quốc gia chỉ thông qua một đơn duy nhất, dựa trên Đơn đăng ký hoặc Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu tại quốc gia xuất xứ, sử dụng một loại ngôn ngữ, nộp tài liệu tại một cơ quan và thanh toán bằng cùng một loại tiền tệ.

Về quy trình, thay vì nộp trực tiếp tại từng quốc gia, doanh nghiệp nộp đơn thông qua Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam. Đơn sau đó được chuyển đến Văn phòng quốc tế của Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới (WIPO) và tiếp tục được chuyển tiếp tới các quốc gia được chỉ định để thẩm định theo pháp luật của từng nước.

Chính cơ chế “một đơn – nhiều quốc gia” này giúp Hệ thống Madrid trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp Việt. So với việc phải thực hiện riêng lẻ tại từng quốc gia, Madrid giúp tối ưu chi phí, đơn giản hóa thủ tục và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tập trung. Doanh nghiệp không chỉ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu tại nhiều thị trường cùng một lúc mà còn có thể dễ dàng thực hiện các thủ tục sau đăng ký như gia hạn, sửa đổi hoặc mở rộng phạm vi bảo hộ. Bên cạnh đó, thời hạn thẩm định rõ ràng (12-18 tháng) – theo đó các quốc gia phải ban hành thông báo từ chối trong khoảng thời hạn này, nếu không nhãn hiệu sẽ mặc nhiên được bảo hộ. Quy định này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch phát triển ra thị trường quốc tế.

Theo dữ liệu tra cứu từ hệ thống trực tuyến của WIPO (xem Bảng số liệu dưới đây), số đơn đăng ký nhãn hiệu quốc tế thông qua Hệ thống Madrid có nguồn gốc Việt Nam đã tăng đáng kể qua các năm, đạt khoảng 250 đơn vào năm 2025, tăng hơn 3 lần so với 10 năm trước. Sự tăng trưởng không chỉ thể hiện ở số lượng đơn, mà còn thể hiện ở phạm vi bảo hộ của từng đơn, nhiều doanh nghiệp đã chỉ định tới hàng chục quốc gia cùng một lúc.

(Bảng số liệu: Số lượng đơn Madrid có nguồn gốc Việt Nam theo năm – Nguồn: WIPO)

Tuy nhiên, sử dụng hệ thống Madrid trong đăng ký xác lập quyền đối với nhãn hiệu không chỉ là thủ tục hành chính đơn giản mà đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về chiến lược và pháp lý.

Dưới đây là những điều mà nhiều doanh nghiệp Việt vẫn chưa đánh giá đầy đủ và cần đặc biệt lưu ý khi nộp đơn đăng ký bảo hộ nhãn hiệu thông qua hệ thống Madrid:

1. Đăng ký qua hệ thống Madrid không phải “bảo hộ toàn cầu”

Một sai lầm phổ biến là cho rằng chỉ cần nộp đơn Madrid là nhãn hiệu được bảo vệ trên phạm vi toàn cầu. Tuy nhiên, trên thực tế, nhãn hiệu chỉ được bảo hộ tại các quốc gia mà người nộp đơn lựa chọn chỉ định với từng mức phí tương ứng. Vì vậy, việc lựa chọn thị trường cần gắn chặt với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: thị trường xuất khẩu chủ lực, thị trường tiềm năng hoặc những quốc gia có nguy cơ xảy ra hành vi xâm phạm quyền cao.

2. Hiểu rõ cơ chế của Hệ thống Madrid – quy tắc 5 năm

Một yếu tố quan trọng nhưng thường bị bỏ qua là: trong 5 năm đầu, hiệu lực của đăng ký quốc tế sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào đơn cơ sở tại Việt Nam[1]. Nếu đơn cơ sở bị từ chối hoặc hủy bỏ, toàn bộ đăng ký quốc tế có thể bị ảnh hưởng theo hiệu ứng “domino”. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể cân nhắc cơ chế chuyển đổi (transformation) sang đơn quốc gia, tuy nhiên chi phí và thủ tục sẽ tăng đáng kể. Do đó, việc xây dựng đơn cơ sở vững chắc ngay từ đầu là yếu tố then chốt.

3. Phạm vi bảo hộ bị giới hạn bởi đơn cơ sở

Một điểm rất quan trọng cần lưu ý là: phạm vi hàng hóa/dịch vụ trong đơn Madrid không được vượt quá phạm vi đã đăng ký tại Việt Nam. Hiểu một cách đơn giản doanh nghiệp chỉ có thể mang ra nước ngoài những nội dung đã có sẵn trong “đơn gốc”.

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc nhiều đơn/đăng ký tại Việt Nam làm cơ sở cho đơn đăng ký quốc tế. Tuy nhiên, dù kết hợp theo cách nào, phạm vi bảo hộ vẫn chỉ giới hạn ở những nội dung đã được đăng ký từ đầu và không thể bổ sung thêm về sau[2].

Vì vậy, việc xây dựng danh mục hàng hóa/dịch vụ ngay từ giai đoạn nộp đơn tại Việt Nam là bước có ý nghĩa quyết định, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng mở rộng bảo hộ ra thị trường quốc tế trong tương lai.

4. Khác biệt pháp lý giữa các quốc gia

Dù nộp qua Hệ thống Madrid, đơn đăng ký vẫn được thẩm định và chịu sự điều chỉnh của các quy định pháp luật nội dung cũng như các nghĩa vụ sau khi được cấp văn bằng theo từng quốc gia chỉ định. Ví dụ, Hoa Kỳ là quốc gia theo nguyên tắc “use-based”, đối với đơn Madrid, tại thời điểm nộp đơn, chủ đơn không phải cung cấp bằng chứng sử dụng thực tế, mà chỉ cần nộp tuyên bố về ý định sử dụng (declaration of intention to use). Tuy nhiên, để duy trì hiệu lực bảo hộ, chủ sở hữu vẫn phải cung cấp bằng chứng sử dụng thực tế trong các giai đoạn sau theo quy định của pháp luật Hoa Kỳ[3]. Nếu không nắm rõ sự khác biệt này, doanh nghiệp rất dễ gặp vướng mắc trong quá trình xử lý đơn hoặc duy trì hiệu lực bảo hộ tại từng quốc gia.

5. Theo dõi và xử lý đơn sau khi nộp

Sau khi nộp đơn, mỗi quốc gia có thể ra thông báo từ chối tạm thời, và việc phúc đáp các thông báo từ chối tạm thời này có thể làm phát sinh chi phí ngoài dự kiến ban đầu. Ngoài ra, nếu không phản hồi đúng hạn và đúng cách, nhãn hiệu sẽ mất cơ hội được bảo hộ tại thị trường đó. Đây là giai đoạn đòi hỏi kinh nghiệm và hiểu biết chuyên sâu về quy định và yêu cầu của từng nước.

=====================================================================

Trong bối cảnh thương mại điện tử xuyên biên giới và hoạt động xuất khẩu đang tăng trưởng mạnh mẽ, hệ thống Madrid là công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp Việt vươn ra thị trường quốc tế, tuy nhiên công cụ này chỉ thực sự phát huy giá trị khi được sử dụng một cách phù hợp với chiến lược phát triển và mục tiêu thị trường của từng doanh nghiệp.

Với kinh nghiệm xử lý nhiều hồ sơ đăng ký quốc tế, HAVIP hiểu rõ những rủi ro mà doanh nghiệp Việt thường gặp phải, cũng như các cách tiếp cận để nâng cao tỷ lệ thành công. Nếu bạn đang có kế hoạch đưa thương hiệu ra nước ngoài, hãy liên hệ HAVIP để được tư vấn giải pháp đăng ký nhãn hiệu quốc tế phù hợp và hiệu quả nhất.

[1] Article 6(3), Protocol Relating to the Madrid Agreement Concerning the International Registration of Marks (WIPO).

[2] WIPO, Guide to the International Registration of Marks, para. 286

[3] WIPO, Guide to the International Registration of Marks, paras. 310–312