Thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH hoặc Cổ Phần là hoạt động hành chính dành cho các doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường trong cùng địa phương ví dụ mở văn phòng đại diện từ Tp. HCM sang Hà Nội, hoặc tại Tp. HCM.
Theo Điều 45 Luật doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực thi hành 01/07/2015 như sau: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
1. Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Vậy chức năng của văn phòng đại diện là gì? Tưởng chừng đây là câu hỏi đơn giải nhưng hàng ngày AZLAW vẫn nhận được câu hỏi dạng “văn phòng đại diện có chức năng kinh doanh hay không? Để giải quyết vấn đề này chúng ta sẽ xem xét lại về quy định văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện là gì?
a. Các loại văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện trên thực tế được phân ra làm 2 loại chính là văn phòng đại diện của các công ty trong nước và văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.
Văn phòng đại diện của công ty trong nước được quy định tại khoản 2 điều 45 Luật doanh nghiệp 2015 như sau:
Điều 45. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp
2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được quy định tại khoản 6 điều 3 Luật thương mại 2005 như sau:
Điều 3. Giải thích từ ngữ
6. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
b. Văn phòng đại diện có chức năng kinh doanh không?
Dựa vào khái niệm của văn phòng đại diện nêu trên có thế người đọc chưa nắm rõ văn phòng đại diện có chức năng kinh doanh hay không? Kinh doanh là một khái niệm không được luật hóa rõ ràng, tuy nhiên có thể hiểu kinh doanh là các hoạt động phục vụ mục đích sinh lợi (đem lại lợi nhuận) cho các đối tượng thực hiện kinh doanh. Đối với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài luật cũng quy định rõ không được hoạt động sinh lời tại khoản 1 điều 18 Luật thương mại 2005. Luật doanh nghiệp 2015 lại quy định không được rõ ràng như vậy, nhiều người nghĩ hoạt động theo ủy quyền của doanh nghiệp thì có thể được phép hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên điều này là chưa chính xác, du không được luật hóa một cách cụ thể, nhưng theo hồ sơ về việc thành lập văn phòng đại diện không được ghi ngành nghề kinh doanh mà là “nội dung hoạt động”. Trên thực tế thực hiện thủ tục các nội dung này thường là thay mặt công ty giao dịch với khách hàng hoặc giới thiệu sản phẩm. Đây không phải là hoạt động kinh doanh đúng nghĩa, do vậy có thể kết luận văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.
Xét giả thiết nếu văn phòng đại diện có chức năng kinh doanh khó lòng mà phân biệt được văn phòng đại diện với các đơn vị trực thuộc khác của doanh nghiệp như chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh. Một số văn bản luật như nghị định về lệ phí môn bài cũng đã nhầm lẫn về văn phòng đại diện có chức năng kinh doanh.
c. Chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh là gì?
Phòng Kinh doanh hay còn được gọi là bộ phận tham mưu của doanh nghiệp. Cùng với các bộ phận phong ban khác như: tổ chức hành chính, kế toán doanh nghiệp, phòng ky thuật phần mềm, phong thiết kế,… phòng Kinh doanh cũng một trong những bộ phận chính yếu không thể thiếu trong bất kỳ các công ty, doanh nghiệp tổ chức nào, hay từ đơn vị nhà nước cho đến tư nhân. Góp vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sản phẩm, phân phối hàng hóa và dịch vụ thông qua nhiều hình thức khác nhau, trong đó nó sẽ bao gồm các chức năng và nhiệm vụ chính như sau:
- Chức năng đối với doanh nghiệp
Thực hiệc việc tham mưu cho ban Giám đốc trong các công tác phân phối thị trường cho sản phẩm hang hóa và dịch cho doanh nghiệp, phụ trách chính trong các công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường cho sản phẩm, công tác xây dựng & phát triển mang lưới khách hàng tiềm năng. Báo cáo kế hoạch thường niên về các hoạt động của doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả những nhiệm vụ, thẩm quyền được giao
- Nhiệm vụ chung
– Thực hiện việc tiếp cận và nghiên cứu thị trường khách hàng
– Thực hiện các chiến lươc giới thiệu sản phẩm, mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới.
– Thực hiện lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động kinh doanh, tính toán giá thành và lập hợp đồng với khách hàng.
– Cung cấp các nguồn thông tin, có thể thực hiện các hoạt động phiên dịch và dịch thuật tài liệu cho ban lãnh đạo
– Thực hiện theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh của các phòng ban, phân xưởng nhằm đảm bảo được đung tiến độ sản xuất sản phẩm cũng như đúng thời hạn hợp đồng đã ký kết với khách hàng
– Thực hiên lập kế hoạch và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng niên cho các phân xưởng sản xuất và cho doanh nghiệp
– Thực hiên lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng, duy trì và đảm bảo nâng cao nguồn hàng đáp ứng thị trường cho doanh nghiệp.
– Đề xuất các chiến lược Marketing cùng các biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh trong từng thời điểm.
– Thực hiện các công tác phát triển thị trường, các công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, xây dựng & phát triển các mối quan hệ khách hàng. Và chịu trách nhiệm trước bộ phận ban Giám đốc về các hoạt động phát triển của doanh nghiệp, trong đó có bao gồm cả nhiệm vụ và thẩm quyền được giao.
Tham khảo: Thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn như thế nào?
2. Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Văn phòng đại diện được ủy quyền bởi doanh nghiệp, loại văn phòng này thường tồn tại phụ thuộc vào doanh nghiệp và có nhiệm vụ bảo vệ doanh nghiệp đó. Vậy văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không ? Hãy cùng xem qua bài viết này nhé.
a. Tư cách pháp nhân là tư cách gì?
Theo quy định tại Điều 84 Bộ luật Dân sự năm 2005, một tổ chức được công nhận là có tư cách pháp nhân khi đáp ứng 4 điều kiện sau:
– Thành lập hợp pháp: Phải được tồn tại dưới một hình thái xác định và phải được cơ quan có thẩm quyền thành lập, cho phép thành lập, đăng ký hoặc công nhận;
– Cơ cấu tổ chức chặt chẽ: Cấu trúc nội tại bên trong bao gồm các cơ quan lãnh đạo, bộ phận chuyên môn của tổ chức, đảm bảo cho tổ chức có khả năng thực tế để hoạt động và điều hành đảm bảo tính nhất quán trong hoạt động pháp nhân;
– Có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác và sẽ phải chịu trách nhiệm bằng tài sản đó: Pháp nhân tự chịu trách nhiệm tài sản của mình và trong giới hạn tài sản của mình nghĩa là trả nợ hết tài sản thì thôi, năng lực trách nhiệm pháp nhân gọi là trách nhiệm hữu hạn, trừ trường hợp ngoại lệ là các công ty hợp danh thì thành viên hợp danh phải chịu trách nhiệm vô hạn;
– Nhân danh mình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập.
b. Nếu là văn phòng đại diện thì có tư cách pháp nhân không?
Để giải đáp thắc mắc của bạn như trên, HAVIP LAW sẽ dựa vào điều 92.4 Bộ luật dân sự quy định:
Văn phòng đại diện chi nhánh sẽ không có tư cách pháp nhân. Còn người đứng đầu đại diện văn phòng chỉ có pháp nhân trong thời hạn được ủy quyền.
c. Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?
Căn cứ theo Luật Thương mại năm 2005 điều 18 khoản 3 thì văn phòng đại diện không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài”. Như vậy văn phòng đại diện không có chức năng giao kết, ký kết hợp đồng.
Tham khảo: Thành lập công ty cổ phần như thế nào?
3. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký thành lập công ty theo đúng quy định của pháp luật. Doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục thành lập văn phòng đại diện, thành lập chi nhánh ở các tỉnh, thánh phố khác trong nước cũng như nước ngoài. Vậy hồ sơ, thủ tục thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện như thế nào?
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Trước khi liên hệ với các cơ quan chức năng để có thể thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh, hãy cùng HAVIP LAW tìm hiểu kỹ hơn về các loại hình văn phòng ủy quyền này.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo hồ sơ và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:
Sau khi nhận được thông tin về tên, vị trí đặt, số điện thoại của văn phòng đại diện, người đứng đầu văn phòng đại diện, và chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng đại diện HAVIP LAW sẽ soạn hồ sơ và chuyển cho Quý khách hàng ký đóng dấu.
Lưu ý:
Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận.
Thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm:
- Thông báo lập văn phòng đại diện;
- Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
- 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;
- Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
- 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở
Sau khi nhận được hồ sơ có đầy đủ chữ ký của Quý khách hàng, HAVIP LAW sẽ tiến hành nộp hồ sơ và theo dõi cho tới khi ra kết quả cho Quý khách.
Bước 3: Hoàn thành thủ tục và trả kết quả cho Khách hàng:
Kết quả khách hàng nhận được khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện:
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;
- Hồ sơ nội bộ để lưu tại văn phòng đại diện;
- Dấu của Văn phòng đại diện (nếu có nhu cầu khắc con dấu);
- Tư vấn các thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện.
Lưu ý:
- Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. - Theo Nghị định 139/2016/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm. Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế (có tính chất tham khảo) cũng nêu rõ đối với trường hợp Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài; trường hợp Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định. Thực tế Văn phòng đại diện không phát sinh hoạt động kinh doanh được vì vậy không phải nộp thuế môn bài theo quy định tại Nghị định 139/2016/TT-BTC.
Hiện nay nhiều chi Cục thuế vì các lý do khách quan vẫn yêu cầu doanh nghiệp nộp thuế môn bài cho Văn phòng đại diện nên Quý khách hàng nên trao đổi lại nội dung cơ sở pháp lý nêu trên với quản lý thuế để không phải nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện.
Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
4. Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Năm 2019 thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam tiếp tục được áp dụng theo quy định của Thông tư số 11/2016/BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài, công ty nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam HAVIP LAW tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục và và dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:
Cơ sở pháp lý
- Luật Thương mại năm 2006;
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Thông tư số 11/2016/TT-BCThướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
a. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:
- Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
- Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
b. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
- Hợp đồng thuê văn phòng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
- Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật
c. Các tài liệu cần dịch công chứng và hợp pháp hoá lãnh sự
- Tài liệu cần hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng: Giấy đăng ký kinh doanh
- Tài cần dịch ra Tiếng Việt và công chứng:
- Hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện
- Điều lệ công ty;
- Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất
Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ. Trường hợp công ty mẹ ở nước ngoài không có dấu thì toàn bộ hồ sơ phải hợp pháp hoá lãnh sự.
Các bước thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài:
Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;
Bước 2: Khắc dấu tròn của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;
Bước 3: Cấp Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.
d. Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:
- Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
- Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
- Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.
e. Công bố thông tin về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện;
- Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
- Người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện;
- Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam:
- Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
- Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
- Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Xin cấp giấy phép lao độngcho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
- Văn phòng đại diện phải làm báo cáo hoạt động hàng năm (theo mẫu) gửi và có xác nhận của Sở Công thương;
- Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Nộp thuế thu nhập cá nhân cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;
f. Hồ sơ pháp lý cần lưu giữ trong suốt quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Giấy phép hoạt động;
- Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu;
- Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện;
- Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn mục trên.
5. Phí thành lập văn phòng đại diện
Bộ tài chính vừa ban hành thông tư 165/2016/TT-BTC năm 2016 quy định mức thu, chế độ thu, nộp lệ phí cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp quảng cáo nước ngoài tại Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành. Thông ty có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2017.
Mức thu lệ phí cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty quảng cáo nước ngoài tại Việt Nam vẫn được giữ nguyên so với mức lệ phí quy định tại thông tư 66/2014/TT-BTC. Theo đó, Lệ phí cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp quảng cáo nước ngoài tại Việt Nam thu bằng Đồng Việt Nam. Cụ thể, mức thu lệ phí như sau:
- Cấp mới: 3.000.000 đồng/Giấy phép.
- Cấp lại, sửa đổi, bổ sung: 1.500.000 đồng/Giấy phép.
Doanh nghiệp quảng cáo nước ngoài khi đề nghị cấp mới, cấp lại, sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam nộp lệ phí tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt Văn phòng đại diện.
6. Thủ tục đóng văn phòng đại diện
Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện chỉ được coi là hợp lệ khi văn phòng hoàn tất mọi nghĩa vụ về kê khai và nộp thuế liên quan. Sau đó, được Cơ quan thuế cấp Giấy xác nhận về việc đã hoàn tất nghĩa vụ thuế.
Thủ tục đóng văn phòng đại diện
Đây thực sự là bước khó khăn và nhiều rủi ro nhất. Bởi vì, phần lớn các VPĐD đều ít khi thu thập đầy đủ hóa đơn chứng từ cho các khoản chi phí đã thực hiện; không chuẩn bị báo cáo thu chi theo mẫu…; dẫn đến không thể chứng minh, giải trình được với thanh tra thuế, rơi vào cảnh “tình ngay lý gian”, nghĩa là thực tế có nhiều khoản đúng là chi phí của văn phòng nhưng lại không chứng minh được và bị coi là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân. bạn cần thực hiện 3 thủ tục tại cơ quan thuế, CA, sở kế hoạch và đầu tư. Bạn có thể tham khảo hồ sơ của 3 thủ tục này như sau:
a. Đóng mã số thuế của VPĐD tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp
– Công văn xin đóng MST VPĐD;
– BB họp của HĐTV/HĐQT về việc chấm dứt hoạt động của VPĐD;
– Quyết định của HĐTV/HĐQT/Chủ sở hữu/Chủ doanh nghiệp tư nhân về việc chấm dứt hoạt động của VPĐD;
– Giấy ủy quyền của công ty cho người đi nộp (kèm sao y CMND).
=> Thông báo về việc người nộp thuế ngừng hoạt động
b. Xin xác nhận chưa làm dấu tại cơ quan công an (Vì VPĐD của bạn chưa làm con dấu)
– Công văn xin xác nhận chưa làm con dấu;
– BB họp của HĐTV/HĐQT về việc chấm dứt hoạt động của VPĐD;
– Quyết định của HĐTV/HĐQT/Chủ sở hữu/Chủ doanh nghiệp tư nhân về việc chám dứt hoạt động của VPĐD;
– Giấy giới thiệu của công ty cho người đi nộp (kèm sao y CMND).
=> Xác nhận VPĐD chưa làm dấu
c. Thông báo chấn dứt hoạt dộng VPĐD tại sở kế hoạch đầu tư
– Thông báo về việc chấm dứt hoạt động của VPĐD;
– BB họp của HĐTV/HĐQT về việc chấm dứt hoạt động của VPĐD;
– Quyết định của HĐTV/HĐQT/Chủ sở hữu/Chủ doanh nghiệp tư nhân về việc chám dứt hoạt động của VPĐD;
– Thông báo về việc người nộp thuế ngừng hoạt động;
– Xác nhận về việc chưa khắc dấu của CA;
– Biên bản thanh lý hợp đồng lao động tại VPĐD hoặc cam kết không sử dụng và ký HĐLĐ;
– Xác nhận về việc đã đóng tk ngân hàng hoặc cam kết chưa mở tk ngân hàng;
– Giấy ủy quyền của công ty cho người nộp hồ sơ (kèm sao y CMND).
=> Thông báo về việc chấm dứt hoạt động của VPĐD
Link bài viết: https://havip.com.vn/tu-van-thanh-lap-van-phong-dai-dien/
Link trang chủ: https://havip.com.vn/
